Excel COUNTIFS দিয়ে Product ও Region অনুযায়ী Order গোনার পদ্ধতি (২০২৬)
সেপ্টেম্বর ১৮, ২০২৬
By Rajesh Hazra
Excel COUNTIFS দিয়ে Product ও Region অনুযায়ী Order গোনার পদ্ধতি (২০২৬)
ছোট online বা wholesale business-এ Order Log রাখা হয় একটা সাধারণ list আকারে — প্রতিটা row-তে Order ID, Date, Product, Region আর Status (Delivered/Pending/Cancelled)। মাস শেষে জানতে হয়: কোন Product কোন Region-এ কতগুলো order সত্যিই Delivered হয়েছে, আর কতগুলো এখনো Pending। শুধু একটা শর্ত দিয়ে এই হিসাব হয় না — Product এবং Region এবং Status, তিনটে শর্ত একসাথে মেলাতে হয়।
এই কাজের জন্য দরকার COUNTIFS — একাধিক শর্ত একসাথে মিলিয়ে গোনার formula।
এই Article-এর Practice File কোথায় পাবেন?
এই tutorial-এ ব্যবহৃত Excel practice file — order-report-may-2026.xlsx — website-এর Free Download section-এ দেওয়া থাকবে। উপরের Free Download menu-তে click করলে পাবেন। ফাইলে দুটো Sheet আছে — Order Log (raw data) এবং Product_Region_Summary (COUNTIFS দিয়ে তৈরি)।
Order Log Sheet-এ কী আছে
মে ২০২৬ মাসের প্রায় ৪০টা order একটা flat list-এ রাখা হয়েছে — প্রতিটা row-তে Order ID, Date, Product, Region, এবং Status (Delivered / Pending / Cancelled)। একই Product একাধিক Region-এ, একই Region-এ একাধিক Product-এ order আছে — ঠিক যেমন বাস্তব order log হয়।
চিত্র: Order Log — মে ২০২৬ (প্রথম ১০ সারি)
COUNTIFS দিয়ে Delivered Order গোনা
ধরা যাক Summary sheet-এ Product নাম A কলামে, Region B কলামে আছে। Order Log sheet-এ Product C কলামে, Region D কলামে, Status E কলামে। তাহলে একটা নির্দিষ্ট Product + Region-এর Delivered order গোনার formula:
=COUNTIFS(Order_Log!$C$2:$C$41,A2,Order_Log!$D$2:$D$41,B2,Order_Log!$E$2:$E$41,"Delivered")
এখানে তিনটে শর্ত একসাথে দেওয়া হয়েছে:
- Product কলাম = A2 (যেমন "Ceiling Fan")
- Region কলাম = B2 (যেমন "Kolkata")
- Status কলাম = "Delivered"
COUNTIFS প্রতিটা row চেক করে — তিনটে শর্তই যদি একসাথে সত্যি হয়, তবেই সেই row গোনায় ধরবে। একটা শর্তও না মিললে সেই row বাদ যাবে।
Pending এবং Cancelled আলাদাভাবে গোনা
একই formula-র structure রেখে শুধু শেষ শর্তটা বদলে দিলেই Pending এবং Cancelled আলাদাভাবে বের হয়ে যায়:
=COUNTIFS(Order_Log!$C$2:$C$41,A2,Order_Log!$D$2:$D$41,B2,Order_Log!$E$2:$E$41,"Pending")
=COUNTIFS(Order_Log!$C$2:$C$41,A2,Order_Log!$D$2:$D$41,B2,Order_Log!$E$2:$E$41,"Cancelled")
তারপর তিনটে সংখ্যা যোগ করলেই Total Order পাওয়া যায় — =C2+D2+E2।
চিত্র: Product + Region Summary — COUNTIFS-এর ফলাফল
COUNTIFS ব্যবহার করার সময় যে ভুলগুলো বেশি হয়
১. সব Range-এর row সংখ্যা না মেলা
তিনটে criteria_range-এর row সংখ্যা যদি আলাদা হয় (যেমন একটা $C$2:$C$41 আর আরেকটা $D$2:$D$45), Excel #VALUE! error দেবে। প্রতিটা range একই row-তে শুরু আর শেষ হতে হবে।
২. Status-এর বানানে ছোট-বড় হাতের অক্ষরের সমস্যা না, বরং Extra Space-এর সমস্যা
COUNTIFS সাধারণত case-insensitive ("Delivered" আর "delivered" একই ধরবে), কিন্তু "Delivered " (শেষে স্পেস) থাকলে সেটা আলাদা text হিসেবে গণ্য হবে এবং মিলবে না। Data entry-র সময় dropdown/Data Validation ব্যবহার করলে এই সমস্যা এড়ানো যায়।
৩. নতুন Order যোগ হলে Range আপডেট না করা
নতুন মাসের order যোগ হলে Order Log-এর row সংখ্যা বাড়বে, কিন্তু Summary sheet-এর formula-তে যদি পুরনো range ($C$2:$C$41) রয়ে যায়, নতুন order গোনায় ধরা পড়বে না। Excel Table (Ctrl+T) ব্যবহার করলে range automatically বেড়ে যায়।
বাস্তব ব্যবসায় এভাবে ব্যবহার করবেন
প্রতি সপ্তাহে বা মাসে Order Log-এ নতুন entry যোগ করে যান। Summary sheet একবার সঠিকভাবে setup করা থাকলে, শুধু একবার সব Product + Region combination-এর জন্য formula বসিয়ে দিলেই সেটা মাসের পর মাস নতুন data অনুযায়ী নিজে থেকেই count আপডেট করবে। কোন Product কোন Region-এ বেশি Cancel হচ্ছে সেটা দেখে stock বা delivery process-এ সমস্যা ধরা সহজ হয়।
Frequently Asked Questions
প্রশ্ন ১: COUNTIF আর COUNTIFS-এর মধ্যে পার্থক্য কী?
COUNTIF দিয়ে একটাই শর্তে গোনা যায় (যেমন শুধু Product)। COUNTIFS দিয়ে একাধিক শর্ত (Product + Region + Status) একসাথে মিলিয়ে গোনা যায়। COUNTIFS-এ criteria_range এবং criteria জোড়ায় জোড়ায় দিতে হয়, যত ইচ্ছা জোড়া যোগ করা যায়।
প্রশ্ন ২: কোনো Combination-এর জন্য 0 দেখাচ্ছে, কিন্তু data তো আছে — কেন?
প্রথমে Product এবং Region-এর বানান Order Log-এর সাথে হুবহু মিলছে কিনা দেখুন। তারপর Status কলামে ঠিক "Delivered" (বা যা criteria দিয়েছেন) লেখা আছে কিনা, নাকি অন্য spelling বা space আছে দেখুন।
প্রশ্ন ৩: চারটার বেশি শর্ত (যেমন Date range-ও) যোগ করা যাবে?
হ্যাঁ, COUNTIFS-এ ১২৭টা পর্যন্ত criteria_range/criteria জোড়া দেওয়া যায়। Date range যোগ করতে দুটো আলাদা শর্ত লাগবে — একটা "তারিখ ≥ শুরুর তারিখ" আর একটা "তারিখ ≤ শেষ তারিখ", যেমন: ,Order_Log!$B$2:$B$41,">="&DATE(2026,5,1),Order_Log!$B$2:$B$41,"<="&DATE(2026,5,31)।
প্রশ্ন ৪: Wildcard (যেমন নামের একটা অংশ দিয়ে) ব্যবহার করা যায়?
হ্যাঁ। COUNTIFS-এ * (যেকোনো কয়েকটা অক্ষর) এবং ? (একটা অক্ষর) wildcard হিসেবে কাজ করে। যেমন "Lamp*" দিলে "Lamp" দিয়ে শুরু হওয়া সব Product ধরবে।
প্রশ্ন ৫: এই Practice File কোথায় পাব?
এই article-এর practice file website-এর Free Download section-এ দেওয়া থাকবে। উপরের Free Download menu-তে click করে order-report-may-2026.xlsx download করতে পারবেন।
শেষ কথা
COUNTIFS শেখা মানে "কতগুলো" প্রশ্নের উত্তর যেকোনো জটিল শর্তে বের করতে পারা। Order status, attendance, inventory — যেখানেই একাধিক শর্ত একসাথে মেলাতে হয়, সেখানেই COUNTIFS সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য পদ্ধতি।
Practice file download করে নিজের Product আর Region বসিয়ে formula-গুলো নিজে পরীক্ষা করে দেখুন।
